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행사를 ‘잘’ 개최해보자.

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0. 이 글을 쓰게 된 계기

이 글을 쓰게 된 계기가 무엇이냐 묻는다면,
나는 “답이 없는 팀이 행사를 답이 없게 열어서 그래 :)” 라고 말할 것이다.

사실 내가 분명 해커톤 (이름모를)팀의 해커톤 때문에 화가나서 페이스북에 한때 글을 올린적이 있다.

이때의 썰을 풀자면,,, (이름모를)팀이 해커톤에 스텝을 KYSIS 에 부탁을 했다.
이때 나는 KYSIS 사무국장이었고, 5월 일정이 끝나고 6~7월동안 CTF 기획을 하고 있을 시기였다.
물론 6~7월 단체 기반을 다지느라 시간이 없어서 행사를 더하느라 목숨을 걸었던 시기다.
우리에게는 당연히 반가울 수 밖에 없었다. 근데, 날짜를 물어보니 1주정도 남았더군,, 그래서 뭐가 준비 되어 있는지 알아보니 “후원을 제외한 모든게 되어 있지 않았다”
분명 1주 남았는데,, 장소대관도 안되어 있고, 행사 진행의 전반적 기획도 탄탄하지 않았고,, 더욱 중요한건, 참가자 모집도 안되어 있었다.
결국 나는 빠른 손절을 택했다. 그리고 극대노 한 상태로 위 글을 썼지,,,

사실 그렇다. 애들일 수 도 있고 어른일 수 도 있지만, 행사 하나를 우숩게 보고 개최하려는 사람을 보면 화가난다.
특히 청소년 프레임 걸고 후원 따내는 애들이 운영에서 Miss 를 내거나, 안전에서 문제가 생기면, 더욱 곤란해진다.
이유를 묻자면, 다른 청소년단체들도 피해를 먹기 때문이다.
A라는 청소년단체가 후원사나 각종 사람들에게 신뢰를 잃으면, “청소년” 프레임 달고 활동하는 또다른 청소년 단체도 또한 신뢰를 잃게 되는건 당연하다.

아무튼 여러 행사들이 터지고, 안전사고가 발생하는 꼴을 많이 지켜봐 온 경험상. 그리고 잘 운영되어서 좋은 인식을 남긴 행사들을 지켜봐온 경험상.

"행사를 잘 여는 방법" 을 글로 써볼까 한다. 
아래는 가장 기본적인것들만 적어놓았다.

아, 약간 해커톤 을 개최하기 위한 글처럼 보일 수 있다.

1. 열고자 하는 행사의 정체성

열고자 하는 행사에 대한 정체성은 매우 중요하다. 행사의 이름과 행사의 유형에 따라 참여하는 사람들이 달라지고, 행사의 진행방향이 달라지기 때문이다. 또한, 누군가에게 행사를 소개하고 후원을 받을때에도 행사의 정체성은 매우 중요한 역할을 한다.

  1. 행사의 주최기관/단체는 누구인가?
  2. 행사의 이름은 무엇인가?
  3. 행사의 유형은 무엇인가?
  4. 행사에 참가할 대상들은 누구인가?
  5. 행사가 달성해야할 목적은 무엇인가?

위 5가지는 행사의 기본적인 정체성이다. 위 5가지를 말할 수 없다면, 열고자 하는 행사는 이름이 없거나, 목적이 없는 쓸모없는 시간낭비가 된다. 따라서 행사에대한 정체성을 세우는것부터 차근차근 행사를 준비하는것이 중요하다.

2. 행사에 필요한 예산 및 재정관리.

모두가 인정할 수 밖에 없는 한가지 사실이 있다.

“행사를 열기위해서는 돈이 필요하다.”

그렇다면, 우리는 예산을 어떻게 준비해야하며, 어떻게 관리해야 할까?
먼저 지출될 예산부터 정리를 하자.

주로 고려해야할 예산 항목들 (지출)
  1. 장소대관비용
  2. 스텝 일당/알바비/교통비
  3. 외부에서 초청한 강사/연예인 에게 지급될 강연비/행사비/교통비
  4. 다과/간식/식사/야식 비용
  5. 카메라/무전기 등 장비비용
  6. 포스터/팜플렛/문서/자료 인쇄비용
  7. 광고비용 (페이스북, 구글, 특별한경우 TV)

물론 위 7가지는 가장 일부분만 나열해 놓았다. 당연히 행사마다 필요한 부분이 있을 것이고, 예산지출은 각자 다를것이다. (설마 저거만 생각하는 사람은 없을것이다.) 그럼 지출을 위해서는 예산의 수입이 있어야 하는데, 예산의 수입은 아래에 정리해 보았다.

먼저, 행사를 주관하는 단체 유형 및 행사 유형에 따라 조금 다르게 예산을 구성해야 한다. 예로들면, 비영리단체가 비영리 행사를 주도할 경우 수입과 지출 예산을 “제로섬” 으로 맞춰야 하기 때문이다. 영리 단체라 하더라도, 영리를 목적으로 개최하는 행사가 아닌 비영리 행사의 경우 마찬가지이다. 물론 행사를 사업으로 생각하고 영리행사를 여는 단체가 있기에 이점은 미리 적어두었다.

그럼 예산의 수입은 어디서 오는지 정리해보자.

예산의 근원
  1. 참가자의 참가비
  2. 개인/단체/회사/국가 의 후원금
  3. 주최기관의 사업
  4. 이전행사의 남은 잔금.

3. 이제 행사의 정체성과 예산기획이 되었으니 후원을 알아보자

주로 비영리 단체의 경우 장소를 무료로 대관하기 위해 애를 쓸 것이다. 이에 기획서를 써들고 가지만 항상 퇴짜 맞는다. 위 1,2 를 참고하여 기획서를 정리해보자. 그리고 기획서 마지막에 안전에 관한 내용과 실무의 관한 프로세스( 단체에서 업무처리가 어떻게 이뤄지고 문의나 업무 전달은 어떤 방식으로 이뤄지는지) 를 간단히 언급하면, 후원사도 편해지고 나도 편해진다. 아무튼 후원을 위해서는 “기획” 기획서가 가장 중요하다.

서울에서 장소를 무료로 빌릴 수 있는곳은 주로 IT 인들이라면 마루180, 서울 IoT 센터, 디지털 콘텐츠코리아 랩, 등 많다. 하지만, 이곳들은 신청시기를 놓치거나, 장소에 맞지 않은 행사를 개최한다면, 대관이 어렵다. 그러기에 무조건 행사의 정체성을 먼저 생각하고, 기획한다음 행사 유형에 맞는 장소에 요청을 해야한다.

다음으로는 세상에서 가장 위험한 후원방식에 대하여 알아볼까 한다.

가장 위험한 방식은 바로 “인맥으로 후원받기” 이다. 물론 행사를 주로 열어보았거나, 본인 분야에 발이 넓다면, 후원사 혹은 대관을 해주시는 분들과 친분이 있거나 안면이 있을것이다. 그러나 이러한 점을 가지고 후원을 받는것은 가장 위험한일이다.

잘 생각해보자, 만약 인맥으로 후원을 받았는데 감정적인 문제나, 운영적인 문제로 후원사와 갈등이 생긴다면, 정말 답이 없어진다. 있던 인맥또한 사라지며, 다른 사람들에게도 미움 받을 수 있다. “믿는 도끼에 발등이 찍히면 더 크게 고함을 지를 수 밖에 없다” 그 고함을 들은 다른 믿는 사람들은, 당신을 피하거나 더 경계할 수 도 있으니, 절대 인맥을 가지고 움직이는 일은 없도록 하자. 무조건, 인맥으로 연결된게 아닌 단체와 단체, 혹은 단체와 기업간이라고 생각하고 후원을 진행하여야 하며, 갈등이 생긴경우, 인맥으로서 감정 싸움 하지 말고, 조금더 실무진 답게, 갈등을 해결해야 한다. 물론 인맥적인 부분으로 친분이 있다면 따로 밥한끼 하면서 풀어나가는것도 나쁘진 않다.

아 그리고 제발 부탁이지만, 특별한 경우가 아닌 이상, 후원과 관련된 내용은 무조건 이메일을 이용하자. 인간적으로 “카톡 행정” 혹은 “페북 행정” 은 너무 심하지 않는가? 그리고 얼굴도 본적 없는 사람이 갑자기 페북 메시지로 후원을 요청한다고 생각해봐라. 오히려 해주기 싫을 수 도 있다. 그러니 정중하게 그리고 공식적인 공문 혹은 기획안을 가지고 Mail 을 사용하자.

후원을 받다보면 후원사의 요구사항이 생길 수 밖에 없다. 일부 후원사들은 단순 홍보를 원할 수 도 있겠으나. 행사에 대하여 개입을 하고 싶어하는 후원사들도 있고, 이미지를 높이기 위해 협력을 하고자 하는 후원사들도 있다.

오해하는 사람이 있어서 그런데,,, 행사 끝나고 보고서만 보내면 다라고 생각한다면 행사 접는것을 추천한다. 제발 그런 식으로 하지말자. 적어도 현재 진행은 말해주고, 어떠한 사항이 있는지 이런것들을 귀띔 해주면 좋아하신다. 그리고 홍보 뿐만아니라 따로 후원사들이 소개 할 수 있는 시간을 마련하는것도 한가지 방법이며, 책을 후원받았다면, 서평쓰기 라던지 다양한 활동으로 후원사를 만족시켜 줄 수 있다.

아무튼 후원은 가장 머리아픈 사항중에 하나다. 단순히 실무만 있으면 좋겠으나 그렇지는 않더라. 인간과 인간의 감정, 후원사의 요구사항, 행사에 대한 후원사의 만족도와 이미지 상승 등 다양한것을 생각해야 한다. 이런것은 설마 단체 대표 혼자 하는것은 당연히 무리이며, 이를 중점적으로 도맡아 할 사람이 단체나 팀 내에 1명 내지 2명은 필요하다.

아 이건 팁중에 하나인데, 만약 다수라면, 한 후원사에는 한명만 말을 걸고 대화하자, 여럿이서 다른 메일주소(혹은 메일 스레드)로 연락을 한다면 최악 일지도 모른다. 특히 이러한 문제로 인해 한 단체에 이중 후원이 들어간 경우도 있으며, 심지어 일부 후원사는 “왜 여럿이서 혼란스럽게 하느냐!” 와 같이 극대노 할 수 있다.

아무튼 제발 후원사에게 주의하고 공손해지자. 그 후원사가 없으면, 행사는 진행 잘 진헹될 수 있었을까? 과연? 판단은 여러분께 맡긴다.

그리고 한때 내가 어느 회사의 아는분과 후원에 대한 대화를 나누었던 적이 있다. 그런데 잘 생각해보니, 정말 좋은 말인것 같아서, 아래 인용한다

  1. 스폰서가 스폰하는게 당연한걸까? 사실 행사를 스폰서 없이도 진행할 수 있도록 힘을 키웠어야돼
  2. 완전히 주최와 스폰서가 서로 윈윈해야돼
  3. 광고를 할꺼면 해당 스폰서가 다른 방식으로 광고했을때와 우리를 스폰해줬을대랑 비교를 하며, 어느것이 이득인지 알려줘야지. 페북 광고 100만원 하면 6만명에게 이름은 알려질껀데 나이랑, 성별도 다 되는데, 이름알려지는거로는 스폰에 대한 가치가 많이 부족하지. 그럼 이를 해결하기 위해서는 제대로 기획하고 뭔가 준비를 하고 들이대야지,,, 그냥 아무것도 없이 “후원해주세요” 하면 아무도 안해줘.
  4. 장소대관은 용도에 맞게만 하면, 공간의 목적과 공간을 알리는데에 대한 가치가 있으니까 조금 편할꺼야, 하지만 용도에 맞지 않거나 홍보가 미비하다면, 어렵겠지
  5. 아무튼 스폰서를 섭외하려면 “잠재적가치, 미래지향적의도” 를 주장하게될꺼야, 그리고 참가자가 많다면, 참가자들이 무언가의 행위를 할 수 있는 그런게 있지 않을까? SNS 에 해시태그로 공유를 한다던가,,, 아니면 진짜 사람이 많다면, 검색 한번씩만 하게 해서 검색어 순위를 올리던가.. 뭔가 의무가 있어야 겠지? 사실 참가자들도 공짜로 무언갈 받는다고 치면, 그정도는 할 수 있을꺼야.

위 인용내용은 사실 허락없이 인용했지만,,(형님 죄송합니다) 정말 좋은 내용이다. 스폰서, 후원에 대하여 후원사의 요구조건을 맞추는 방법을 알 수 있을만한 글이다.

4. 이제 진행 요원(스텝)을 선발하고 운영해볼까?

스텝 섭외에 앞서 운영진들 상태부터 점검해야한다. 이게 친목인지 아닌지 구분을 해야 하기 때문이다. 행사 열었는데 운영진들이랑 스텝들이 친목파티가 된다면,,, 행사는 개판일것이다. 스텝 모집이야 당연히 어찌 어찌 구해서 할 수 있겠으나.. 친목이 되지 않도록 각별히 주의하자

역할을 나눌때 스텝들을 담당하는 사람은 스텝 각각의 능력치를 판단할 수 있어야 한다. 누구는 잠을 안자고도 잘 버티는지, 누구는 말을 잘하고, 누구는 힘이 세서 물건을 잘 옮긴다거나 등등, 능력치를 판단하고 스텝들을 배치하여야 한다. 그리고 밤을 새며 운영을 하는 행사의 경우 적어도 2교대로 돌리자.(내가 30시간 버텨보니 죽을맛이었다) 각각의 능력을 판단하고 배치하는것이 매우 중요하다.

스텝을 배치했다고 잘 돌아갈것 이라는 생각은 접자. 스텝들은 본인이 모르는 상황이 있거나 결정해야할 사안이 이쓰면 운영진들을 찾아간다. 근데 그때 운영진들이 자고있다면? 상상은 그대에게 맡긴다. 따라서, 운영진들은 절대로!!!! 제발 무리하지 말자. 오더를 내리는 사람은 오더만 내리자. 제발!!! 직접 일하지 말라고요!!!!!! 그리고 제발!!!!쫌!!! 자리를 비우지 말자!!!!!    이 내용은 정말로 중요하다. 여기서는 운영진이라고 표현했지만 일부에서는 위원회/사무국/수뇌부 등으로 불린다. 아무튼 결정권을 가진 사람들은 일체 자리를 비우거나, 잠을 자거나 하지 마세요!!!!!!!

다시한번 말하지만/ 무슨일이 있든지 운영진은 자리비우지 말자.

5. 행사를 진행하는데,,, 안전???

이부분을 항상 놓치는 주최가 많다. 안전 우숩게 보다가는 정말 많은 피해가 올 수 있다. 그래서 늘 대비해야하고, 이를 위한 매뉴얼과 주기적인 대비훈련이 필요하다. 그런데!! 당연히 일회성행사를 열거나, 규모가 정말 큰 행사를 개최할 때는 대비훈련이 어렵지요… 특히 처음 행사를 열 때도 마찬가지. 이럴땐 여럿이 모여서 일어날 수 있는 모든 상황에 대하여 토론하고, 그 내용을 글로 적어 매뉴얼화 하는게 어떨까? 생각보다 괜찮다. 지진/화재/붕괴 외에도 성범죄/단순부상/골절/등등 다양한 상황을 말하며 대응할 수있는 대책을 글로 남겨놓으니 실재 행사 당일날 문제가 일어나도 나름 빠른 대처를 할 수 있다.

다음은 기본적으로 갖춰야할 안전 목록이다. 물론 필자도 사람인지라 빼먹을 수 있다. 추가되었으면 하는것들은 댓글로 남겨주시면 적극 반영하겠습니다.

  1. 안전사고의 책임
  2. 안전사고의 유형
    1. 화재,지진, 태풍
    2. 건물붕괴
    3. 간단한 부상
    4. 심정지
    5. 기도폐쇄
    6. 추락,골절,절단,깔림,배임
    7. 전염병
    8. 정신적 발작
    9. 성범죄
  3. 비상시 운영대책
  4. 안전 교육
  5. 안전사고 매뉴얼

대충 저렇게 적었지만, 일부는 “꼭 이렇게 까지 해야하나” 싶을 수 있다. 그런데 무슨일이 일어날지는 아무도 모르는 법이니 꼭 준비해놓도록 하자.

6. 행사를 진행하는데,,, 민원이 들어왔다고???

행사를 진행하는데 민원이 들어올 수 있다. 한밤중에 노래를 부르며 소란을 피운다거나, 주변 통행이 불가능하여 민원이 들어오는것은 행사를 하면서 가끔 있는 일이다. 민원을 해결하면서 행사를 진행하기 위해서는 양해를 먼저 구해보고, 그래도 안된다면, 민원을 해결하기 위해 특별한 대책을 마련해야 한다.

아참, 그리고 민원이 들어왔다면, 민원인의 이름과 연락처 그리고 어디서 왔는지 정도는 적어놓자. 도움이 될것이다. 가끔 장소측에 이야기 해야할 경우가 생길 수 있다.

5. 행사가 드디어 끝났다아아아

행사가 끝났으면 사용한 장소를 원상복귀 시켜야 한다. 냄새도 없애고 마치 이공간은 아무도 사용하지 않았던것 처럼 원상복귀를 하면 장소를 후원해준 분들이 좋아하신다. 아무튼 행사를 준비하건 진행하건 끝내건 간에 깔끔한건 매우 좋다.

행사가 끝났으니 스텝과 운영진 대리고 회식을 가자!! 라고 말을 할것이다. 물론 돈은 행사지출 내역에 포함 된 경우가 많다. 간단한 회식은 행사지출내역 사용해도 된다고 정관이나 약관, 혹은 예산안 및 스폰서들과의 협의가 이뤄졌다면 나쁘지 않다고 본다. 하지만, 술이나 유흥은 일체 공금을 사용하지 말자. 특히 단체라면 법인카드가 있을껀데, 법인카드를 술이나 유흥에 긁는 순간 문제가 생길 수 있다. 그러니  적당히 밥한끼 사주는 정도에서 지출을 끝내고, 나머지 는 더치페이하자. 그리고, 되도록이면, 1인당 1만원에서 1만5천원 이 적당하다. 이 외에는 지불되지 않도록 유의하는것이 좋은 선택일 수 있다. 이부분은 자율에 맡긴다. 하지만, “공금” 이라는 것만 꼭 알아뒀으면 좋겠다.

행사 끝나고 3일정도 쉬는건 좋다. 하지만 드디어, 결산보고서와 행사 진행보고서, 감사 보고서를 작성하여 스폰서(후원사)에 보내드려야 한다. 그리고 비영리 단체의 경우 홈페이지에 공지하는 경우가 많다. 당연히 ㅎㅎ 문서에 구라를 치면 혼난다는건 알꺼니 이부분은 넘어가고, 제발 부탁인데, 평가회의를 가져라. 뭐가 잘못되었었고 뭐가 좋았고 그래서 이번 행사는 어떠했고 다음 행사는 어케 할건지 를 회의했으면 좋겠다. 그래야 앞으로 발전해 나갈 수 있지 않을까?

음 조금 이 글도 그렇게 잘 쓴것 같지도 않고, 급하게 막 쓰느라 (사실 이거 쓰기 시작한지 1달 되어간다) 빼먹은것도 많은것 같다. 필자가 완벽한 사람이 아니기에, 그리고 행사를 많이 열어봤다고 한들 그다지 큰 규모가 아니었기에, 분명 이 글에도 하자는 존재한다. 그러니 많은 댓글 사랑합니다. 적극 반영하겠습니다 ㅎㅎ

아무튼 그렇다. 행사를 막 열다가는 망한다. 참가자들이 보는 피해도 크며, 후원사 및 관련된 여러사람들이 피보고, 욕을 먹는다. 그러니 행사의 총 책임자는 제발 책임감을 가지고 제대로 행사를 이끌어 나갔으면 좋겠다.

특히 청소년 들… 너희들 말하는거야,,,(정작 본인도 청소년이다)